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  • Foto do escritorPablo Albarracin

Olhando o passado para melhorar o futuro - retrospectivas

Nestes tempos a gente fala bastante do futuro, até porque é tanta a incerteza que procuramos por todos os médios vislumbrar um cenário com algum grau de controle.

Em um artigo anterior falamos que ainda em um contexto VUCA, podemos assumir o protagonismo necessário para moldar o futuro com certo controle no desenho dele.

Claro que sempre deveremos considerar que as mudanças serão inevitáveis, mas pelo fato de ter essa variável na equação, estaremos preparados para agir com agilidade.

Mas qual papel joga o passado na história? Como podemos aproveita-lo no desenho do futuro? Eu acredito que o passado não tem impacto no futuro de fato, mas os aprendizados que podemos extrair do passado vão ser um fator decisivo em como desenhamos atividades, processos, e ferramentas de monitoramento no futuro, para aumentar a agilidade.

As retrospectivas vão nos permitir extrair elementos do passado, não como condicionantes, mas como alavancadores do sucesso do desenho do futuro que estarmos construindo.

As retrospectivas não são técnicas novas, nem apareceram com as metodologias ágeis, mas nesse contexto foram adquirindo estrutura de ritual incorporado à metodologia de desenvolvimento de software.

O espírito das retrospectivas, deve estar imbuído no mindset de crescimento, não para justificar desvios do passado, mas como para aprendermos deles e desenvolver alternativas de valor para ajustar o caminho definido.

Dentro das diferentes técnicas de retrospectiva, gostaria trazer aqui uma variante, desenvolvida em colaboração com Richard Inácio, a do barco a vela.

A dinâmica, embora faça uma revisão critica e abrangente do período avaliado, tem um tom lúdico que facilita a atividade derrubando as barreiras que os times podem ter tentando justificar o que tem acontecido.

Cada ciclo que analisamos é como uma jornada de um barco a vela, saímos de um porto seguro com uma meta... chegar a uma praia, esse é nosso objetivo. Na retrospectiva vamos reviver a viagem. Primeiramente será que chegamos mesmo à praia? E como foi a viagem?Como lidamos com os riscos? Conseguimos detectar oportunidades e aproveitá-las?

Vamos trabalhar com um canvas, que apresentamos na imagem seguinte.



Existem variações da dinâmica, vou apresentar a mais abrangente, a que pode ser definida na medida que seja necessário conforme a complexidade do período e processo analisado.

Os elementos:

O processo avaliado estará representado pelo barco.

O objetivo que devia ser atingido, representado pela praia.

Os impulsores, são fatores que contribuíram positivamente para o resultado do processo. Podem ser ferramentas, stakeholders, projetos, recursos, etc. em nosso canvas estarão representados pelo vento.

Na viagem podem ter aparecido diversos impedimentos, esses são os fatores que prejudicaram a performance do processo. Podem ser falhas, mudanças de contexto, inputs incorretos, etc. Nós os representamos com a analogia da âncora.

O conjunto de práticas que ajudaram a manter a estabilidade do processo, fizeram parte da sustentação do processo, geralmente estão associadas a valores, políticas e cultura. São o casco do barco que o mantém flutuante na superfície.

Os roteadores, foram elementos que ajudaram a corrigir a direção do processo. Podem ser indicadores, análise crítica, reuniões, etc. Na analogia, representados pelo leme.

Com certeza existiram oportunidades, fatores externos que poderiam ter sido aproveitados para agregar valor ao processo. Diferente dos impulsores, as oportunidades não tiveram impacto real no processo e sim impacto potencial, nesse caso elas estão representadas pelos peixes do mar.

No contexto existiram riscos para o sucesso de todo processo, esses foram fatores externos que poderiam ter atrapalhado o resultado esperado. Diferente dos impedimentos, os riscos não tiveram impacto real no processo e sim impacto potencial. Podemos pensar neles como icebergs no mar, elas podem ser possíveis mudanças de contexto e de grupos de interesse.

Nas nossas dinâmicas usamos o storytelling para relatar a jornada do barco e colocamos os 8 elementos na história.

Tudo bem, fizemos a retrospectiva e agora como organizamos as saídas da atividade? Bom minha sugestão é usar outro canvas, a estrela do mar.



É uma dinâmica para classificar as saídas de processo anterior quanto a importância ou necessidade. Ela possibilita entender se é preciso intensificar, reduzir, começar ou deixar de atuar em aspectos de um processo.

A seguir veremos quais são essas classificações, onde para cada ponta da estrela corresponde à uma classificação

  • Começa a fazer: são ações que precisam ser feitas para que o processo atinja o resultado desejado. Geralmente estão atreladas a: Riscos que precisam ser eliminados/mitigados. Oportunidades que podem ser aproveitadas, as que podem ser novas ferramentas, metodologias, práticas, desenvolvimento de habilidades, etc.

Para essas atividades, algumas perguntas chave são: Como começar? Precisa de projeto piloto/protótipo? Quais recursos preciso? Temos bench ou analogia? Quem fará?

  • Faça mais: são atividades que trouxeram bons resultados ao processo, porém ainda insuficientes. Geralmente são ações que foram feitas como testes, novos projetos, novas formas de trabalho ou que tiveram pouca abrangência.

Para essas atividades, algumas perguntas chave são: Como expandir? Quais recursos preciso aumentar? Qual será a nova abrangência? Precisa mudar algum plano de trabalho?

  • Continua a fazer: são atividades que tiveram impacto positivo significativo ao processo, estão em equilíbrio e precisam continuar acontecendo na mesma proporção.

As perguntas chave para essas atividades são: Como padronizar? Como manter/melhorar a eficiência da atividade?

  • Faça menos: são atividades que são positivas para o processo porém disputam recursos com outras mais importantes ou que o valor agregado é menor do que outras que agregam mais valor ao processo e precisam de maior atenção.

A pergunta chave para essas atividades é: Como priorizar?

  • Deixa de fazer: são atividades que não estão agregando valor ou geram riscos para o processo. Geralmente são atividades que surgiram de uma demanda temporária, testes que não atenderam expectativas, gambiarras ou práticas desatualizadas. Para essas atividades, basta deixar de realizar.

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